ビジネスマナー

ビジネス文章

Business writing

会社や団体によりフォーマットは変わりますが

基本的にビジネス文書は、基本はA4の横書きが多くなってきている現状です。

ビジネス文書は「です・ます」調で統一するのが基本ですが、「である」調を使う場合もあります。
「です・ます」調と「である」調を混同させて使うことはNGです。

完成したら必ずチェックする癖をつけましょう。


会社名、前株・後株の別、名前や肩書きのミスは一番失礼な事です気を付けましょう。

(前株とは)株式会社〇〇〇

(後株とは)〇〇〇株式会社

【前付】
本文の前に書くもので、日付や文書の作成者文書記号番号等を記入します。

【本文】
文書の内容を記入する部分です。本文の基本的な構成は、「件名」「前文」「主文」「末文」「記書き」となります。

【記書き】

内容を箇条書きにするときに用いられます。

「下記の通り」〇〇を郵送します。

​中央に「記」と書き、箇条書きで書きます。

【付記】
本文の後に付け足して書くものがあるときに記入します。

​敬称

●「様」
目上、目下や男女問わずに用いられる一般的な敬称です。恐らく敬称の中では一番使われる頻度が高いでしょう。

使用例:
田中文雄様
人事部長 田中文雄様

NG例:
「様」は名前の下に付けるものですが、連名の場合に「様」をいっしょにしてしまうのはNG。連名の場合も、田中文雄様 章子様 とそれぞれに付けます。


●「殿」
一般に、宛名が役職名の場合に用いられます。また、役職名のみでなく公用文では、「田中文男殿」のように使われることもあります。

使用例:
○○株式会社 人事部長殿


●「御中」
会社や学校、団体、官公庁などの機関・組織に対して用いられます。その組織に属するすべての人を指すものですから、一般の敬称というよりは、その組織内の人宛 という意味を持ちます。

使用例:
○○株式会社御中 

NG例:
○○株式会社御中 人事部長殿
このような例も時折目にしますが、「御中」は組織内の人宛という意味ですから、そこに「人事部長殿」や「田中文男殿」のように書くことは、宛名、敬称を重ねてしまうことになりNG。


●「各位」
複数宛にそれぞれに同一の文書を出す場合に用いられます。

使用例:
○○会員各位

NG例:
○○会員各位殿
「各位」とは、皆様方というような意味を持ちますから、「各位殿」や「各位様」のように様や殿を付けるのはNG。また、複数宛にそれぞれではなく、一通の文書を出すような場合に用いられるものに「ご一同様」があります。


これらは、氏名や役職名、会社名などの下に付けて敬意を表す敬称です。

相手に対する敬意を表す言葉ですから、尊称とも呼ばれますので、敬称=尊敬語とも言えます。

下に付けて尊敬語にするものは、様、殿、各位以外に、先生や校長などもそうですね。

文書の種類

ビジネス文書には、「社外宛て文書」と「社内文書」があります。

社内文書は、内向けであることから、簡潔明瞭、正確な文書が求められます。
社外文書は、社外に向けたものなので、それらに加えて、丁寧な書き方が必要となります。


●社内文書

指示・命令⇒通達、指示書、稟議書、提案書
報告・届願・上申⇒報告書・届出書・上申書
連絡・調整⇒通知書・照会書・回答書、案内書
記録・保存⇒議事録・帳票類


●社外文書

取引・業務⇒通知状・案内状・紹介状・請求書・回答書・抗議状
社交・儀礼⇒あいさつ状・悔やみ状・見舞い状 等々

(作成のヒント) 
まずは結論から。その後で要点をまとめます。
①一文を短くまとめる。
②起承転結に気をつける。
③5W1Hを正確に。相手に伝える必須項目なので、必ず見直し確認を。
④基本フォーマットを使用する。社内文書は決まっている書式があります。
⑤期限を厳守。

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