Report, Contact, Consultation
報連相
報連相（ホウレンソウ）
ビジネスで良く聞く「ホウレンソウ」は、「報告」「連絡」「相談」の略です。
仕事を進める基本であり、かつ重要な「ホウレンソウ」。簡単そうに見えて実は新入社員はあまり出来ていないことが多いもの。状況に応じて適宜できるビジネスパーソンを目指しましょう。
報告
報告とは、上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせること。
報告をするのは、部下から上司へ、あるいは後輩から先輩へ、という流れになります。
連絡
連絡とは、情報を相手に知らせること。そこに自分の意見や憶測は入りません。
また、上司や部下にかかわらず、誰もが発信側にも受信側にもなります。総務や人事から全社員に向けての連絡や部署内だけに向けた連絡など、様々な連絡があります。
相談
相談とは、判断に迷う時などに上司や同僚に意見を聞き、アドバイスをもらうことです。
これらがが徹底されている職場では、報告によって職場内のコミュニケーションが密になり、連絡によって先輩や同僚、後輩などスタッフ間の意思の疎通もうまくいき、よりよい成果が生まれます。
的確な「ホウレンソウ」は、仕事をスムーズにするためだけではなく、トラブルを未然に防ぐためにも必要なのです。
「報告」の注意するポイント
1.要旨をまとめて的確に速やかに急ぎではない場合は、あとにするか、メモで伝えるなどしましょう。
2.指示した相手に直接報告重要な報告はすぐに上司が忙しそうだからといって報告が遅れると、重大なトラブルにつながります。重要な報告はすぐに直接報告が基本。
3.悪いことほどすぐに報告するミスを犯した時、トラブルになりそうな時、あるいトラブルが起こってしまった時は、すぐに報告し、情報を共有しましょう。的確な判断を下してくれるのは、やはり上司です。素早い報告が、ミスやトラブルを最小限にとどめることになります。
4.結論を先に伝えるまず結果を報告。前置きは短く、途中経過や原因は、その後に話します。
5.「事実」と「意見」は分けて報告
大事なのは客観的な事実を正確に伝えること。自分の意見を話す場合は「これは私見ですが」と断ってから伝えましょう。事実と意見を一緒に報告すると、上司の判断を誤らせてしまうことになりかねません。
6.仕事が終わってから報告するのではなく、途中経過を報告しましょう。途中経過も報告上司は、現在の進捗状況で状況を変化させることもあります。
「連絡」の注意するポイント
1.曖昧な言葉は使わない注意すべき点は、あくまでも事実だけを伝えるということです。個人の憶測や願望を盛り込むと、事実が伝わりません。
2.内容に関係なく迅速に連絡する連絡はできるだけ早く関係者全員に伝えましょう。その際、なるべく直接伝えるようにしてください。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりするからです。
3.連絡すべき順番を意識する内容によっては最初に上司に伝えるのがよい場合もあります。仕事の全体を見渡している上司にとっては、その連絡がとても重要である場合があるからです。
4.漏れなく関係者全員に伝える連絡ミスのないように連絡しなければいけない関係者のリストをつくって、誰に連絡したか、していないかをチェックし、関係者全員に連絡したことを確認しましょう。
「相談」の注意するポイント
1.疑問があれば相談
疑問をそのままにして仕事を進めると、効率や質が低下します。
疑問が生まれたら、その都度上司や先輩に相談しましょう。
よくないのが、自己判断で勝手に進めること。周りの人に迷惑をかけてしまう結果につ ながりかねません。
2.最初に相談するのは指示を出した人
「指示が理解できない」「こういう場合はどうするのか」といった具体的な相談は、
その仕事を指示した人でなければ答えられないことが多くあります。
3.アイデアやプラン変更は準備を整えてから臨む
仕事を進めていくうちに、よりよい他の方法を思い付いたりすることがあります。そういう時こそ相談です。
相談や提案が上司や同僚とのコミュニケーションを高め、職場の活性化につながります。
